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Ein kleiner Service - Tipps und Tricks in der EDV

E-Mails richtig verfassen

Gegenüber dem althergebrachten Brief ist es zwar sehr einfach und komfortabel, eine Email zu erstellen, aber dennoch sollte man nicht aufs Geratewohl los schreiben und sämtliche Formalien außer Acht lassen. Denn schließlich soll der Empfänger der Mail diese möglichst einfach und problemlos lesen können, ohne sich dabei anstrengen zu müssen, um deren Sinn zu verstehen oder nicht den Überblick zu verlieren.

Auf homepage-erstellen.de gibt es einige nützliche Tipps, wie man eine E-Mail so erstellt, dass sie für den Empfänger angenehm zu lesen ist.

Unterscheiden zwischen bekannt und fremden Empfängern Schreibt man eine E-Mail an einen Freund oder Bekannten, dann kann man sie in der Regel recht formlos halten. Anders geartet ist die Sachlage, wenn man eine Nachricht an einen Geschäftspartner oder gar an einen unbekannten Empfänger schreibt. In diesem Fall ist davon abzuraten, eine Mail als reinen Fließtext zu verfassen, der keine Absätze und Strukturen bietet. Denn dann ist die Gefahr groß, dass Probleme beim Verstehen der Nachricht auftreten. Es empfiehlt sich also, den Text der Nachricht, wie auch bei einem ausgedruckten Brief, mittels Absätzen übersichtlich zu formatieren.

Achtung bei HTML-Mails!

Bei vielen E-Mail Programmen besteht die Möglichkeit, die Nachrichten in einer optisch ansprechenden HTML-Version zu verfassen und zu versenden. Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn es kann durchaus vorkommen, dass das E-Mail Programm des Empfängers mit dieser Version nicht zurecht kommt und die Textversion angezeigt werden muss. Diese sollte also auch bei HTML-Mails übersichtlich gestaltet sein, damit der Empfänger eine Nachricht erhält, die er ohne größere Probleme lesen und verstehen kann.